In Cité

2005, l’équipe événementielle d’In Cité a parcouru les routes du grand Ouest pour présenter en grandes pompes au réseau Renault (1500 personnes) les orientations du groupe, du 30 janvier au 11 février.

Pendant trois mois, nous avons travaillé sur le contenu du déroulé et l’organisation des différentes manifestations. Cette année, chaque prestation était animée par les responsables de chaque secteur ; toute l’organisation, le décor, les supports devaient s’adapter aux différentes salles, aux différents intervenants et aux contraintes spécifiques de chaque secteur.

En amont, nous participons à l’écriture du déroulé en adaptant les préconisations nationales aux problématiques locales. Avec le client, nous développons les thèmes retenus et travaillons les liaisons. Pour illustrer les différents sujets, nous tournons une série de reportages en vidéo sur toute la région avec l’interview d’agents, de concessionnaires ou de clients. Chaque montage doit être pensé en fonction de sa place dans le déroulé, la dynamique des films doit permettre de rythmer les interventions des animateurs sur scène.

Le ton est donné : Modus à la neige… Cette fois-çi, nous avons déplacé les montagnes au centre de nos conventions pour exposer Modus, la toute dernière-née des usines Renault. Le décor est créé, il faut le réaliser. Nous travaillons les décors dans notre atelier en sachant que la configuration des salles ne permet pas une mise en scène à l’identique sur chaque site. Il faudra donc repenser au décor pour chaque salle : Parfois la hauteur des scènes permet de positionner l’écran à 3m du sol, comme par exemple au Palais du Grand Large de Saint Malo ou au Palais des congrès du Mans, dans les autres, l’écran de projection sera au maximum à 70 cm du sol ! Les plans feux sont envoyés aux techniciens lumière travaillant sur chaque site afin de gagner du temps en montage. En effet, nous recouvrons chaque salle de moquette blanche pour simuler la neige (250 m2 de moquette à mettre en place).

Notre rédacteur écrit les textes des transitions pour aider les animateurs sur scène et nous les faisons répéter dans chaque salle.

Mise en scène : pour compléter l’esprit neige, il neige sur scène pendant les 6 premières minutes d’entrée en salle, un bonhomme de neige costumé apparaît sur scène pour quelques entrées-sorties, des accessoires très colorés sont revêtus avant d’entrer en scène, un jeu de question permet de gagner des stages de pilotages sur glace … Les hôtesses en Moon boots donnent le ton de la convention lors de la pause d’accueil.

Et pour finir, le traiteur sert aux quelque 1500 invités une fondue savoyarde moelleuse à souhait, dans un décor chaleureux aux couleurs de Modus.

Réalisation : Claire Faverial

Témoignages

Anne-Sophie, chef de projet :« Pour être chef de projet en événementiel, ça n’est pas un scoop, il faut de la rigueur et de l’organisation ! Chaque détail a son importance pour le bon déroulement de la manifestation. Sur les rencontres agents Renault 2005, la préparation sur 4 lieux différents, avec à chaque fois des contraintes différentes, était pour moi une difficulté supplémentaire à laquelle faire face.Après le stress des semaines de préparation, ma récompense c’est de me mélanger à l’équipe d’hôtesses pour accueillir les participants et être présente jusqu’à leur départ : par leur satisfaction, ils sont la preuve « en direct live » qu’on a bien fait notre job. »

Fréderic, assistant plateau:« En tant qu’assistant décorateur, tout s’est relativement bien passé aussi bien pour les sapins que la machine à neige et personne ne s’est pris les pieds dans le tapis… ma hantise pendant toute la durée des prestations, car certaines scènes avaient été cirées juste avant notre arrivée ! »

Julien, bonhomme de neige:« C’est vrai que sous mon costume de mascotte des conventions j’ai beaucoup transpiré…était-ce lié au poids excessif de la tête ou au trac de monter sur scène face à un public rieur ? certainement beaucoup des deux ! bonne expérience toutefois. »

Sylvie, assistante de production:«  J’ai appris à gérer le stress des clients avant de monter sur scène et la fatigue de l’équipe qui n’a pas eu une minute de repos pendant 15 jours. Une expérience très vitaminée et enrichissante. »

Yann, technicien vidéo:«  Nous avions anticipé le matériel pour nous installer rapidement sur chaque site et optimiser les déplacements. Je n’ai sorti mon fer à souder qu’à une seule reprise, pour transformer la sortie d’un cable de retour son en régie. Prestation impeccable. »

Aurélie, coordinatrice plateau:« J’avais un rôle très sympas à tenir puisque je coordonnais les intervenants sur scène et je m’occupais de notre mascotte régionale « le bonhomme de neige » qui accompagnait ou sortait les intervenants de la scène. J’ai trouvé que ces conventions étaient assez attractives notamment grâce à la mise en scène et au côté chaleureux qui s’en dégageait. C’était une expérience très intéressante et enrichissante ou il ne faut pas perdre une chose : Le sourire ! »